株主総会対応

上場会社においては、多数の株主がいる関係で、株主総会対応は重要な課題の一つといえます。

まずは、株主総会において必要な議案について漏れがないか慎重に確認する必要があります。上場会社の場合、株主総会の開催には多大なコストと時間がかかるため、法的に必要な議案が漏れていないかをチェックすることはもちろんのこと、次の株主総会までに想定される事項を検討して、念のため追加しておく議案がないかも慎重に検討しておく必要があります。

その上で、議案に関連する各種手続を踏まえて、適切なスケジュールを策定することとなります。その上で、招集通知その他の株主総会手続に必要な書類を作成していきます。
招集通知については会社法及び関連省令等で細かい規定があるため、慎重に確認する必要があります。そして、総会当日のシナリオ及び想定問答集を作成し、リハーサルを行います。シナリオに関しては、基本的な進行に基づくもののみならず、動議が出た場合等も想定して作成するのが通常です。
また、リハーサルについては、入退場、着席、礼などの形式面のみならず、決議の際の各役員の対応、質疑応答の際の対応方法等を慎重に確認していくこととなります。その上で、株主総会当日の受付対応、議長による議事進行、採決、株主総会終了後に議事録の作成、必要な登記手続等を滞りなく行う必要があります。

株主総会当日に、議長の後ろにおいて、弁護士を含む事務局がどのような体制でサポートをするか、実際に議長が言い間違った場合、議長が回答に窮した場合にどう対応するかという点は株主総会の運営上極めて重要です。

AZXでは、上場会社の株主総会を多数サポートしており、必要議案のチェック、スケジュールのチェック、招集通知その他株主総会関連書類のチェック、シナリオ、想定問答集についてのアドバイス、リハーサル及び総会当日のサポート、議事録の作成及び登記手続についてのサポート等を行っております。